업무 처리할 때 협조를 잘 얻어내려면(디테일의 힘)

일을 처리함에 있어 동료의 협조를 받아야 하는 순간에는 다음과 같은 방법을 활용하면 협조를 효과적으로 얻을 수 있다.
 

1. 어조의 온도 높이기

 
사무적인 말투는 마음을 얻어내기 어렵다. 반면 따뜻한 어조는 무언가 요청에 거절하기 어려운 마음을 부여한다. 다음의 두 메시지를 비교해 보자.
 
예시 1
[학교평가 설문 협조 요청]
현재까지 30분이 응답해 주셨습니다. 오늘까지 설문 참여 부탁드립니다. 감사합니다.
 
예시 2
[학교평가 설문 협조 *마지막* 요청]
현재 55분의 선생님 중 30분께서 응답을 해주셨습니다!
혹시 서술형 응답의 압박으로 답변 제출을 미루어 두신 선생님 계실까요? >_< 고민하실 필요 없이 '없음'이라고 적어주셔도 된답니다!!!

선생님의 *소중한 의견, 그리고 귀한 시간* 내주심에 감사합니다. 다가오는 주말에는 학교 일은 잊으시고 몸도 마음도 평안하게, 따뜻하게 쉬시기 바랍니다 :)
 
조금의 시간과 조금의 정성을 더하면, 참여와 협조를 많이 끌어올릴 수 있다.
 


 

2. 발품 팔기

 
몸을 움직여 사람을 만나면, 협조를 구하기가 좀 더 쉬워진다. 내가 늘 어렵게 생각하는 부분이긴 하다. 해야 할 일들은 너무 많고, 시간은 너무 부족하다. 그래서 그냥 1번에서 제시한 방법처럼 따뜻한 어조를 최대한 담은 메시지나 전화통화로 업무 협조를 구하는 일이 많다.
그런데 오늘과 같이, 설문조사 마지막 날인데 학생들(특정 학년, 특정 학급)의 응답이 저조한 것과 같이, 전화통화로만 해결하기 어려운 난감한 상황이 도래하면, 발품을 팔 필요가 있다.

 
각 학급에 들어가자마자 '안녕하세요, 저는 학교평가 업무를 담당하고 있는 *** 선생님입니다.'로 자기소개를 시작한다.
내가 누구인지 밝힌 후에는 업무를 진행함에 있어 학생들의 협조가 필요한 이유를 설명하고, 참여를 정중하게 요청한다.
이미 참여한 학생들에게 감사의 뜻을 밝히는 것도 잊지 않는다.
 

3. 개별화 전략

아무리 따뜻해도 전체 메시지를 여러 차례 날려 스팸 메시지가 되는 상황을 방지하고, 또 업무 협조를 효과적으로 구하기 위해서는 개별화 전략을 구사하는 것이 좋다.

 
이렇게 개인의 이름을 부르면, 개인은 군중 속에서 강제로(..;;) 나오게 된다. 그저께 전체 메시지를 돌렸을 때 회신율이 0%였던 반면, 오늘 개인 쪽지를 보냈을 때 다음과 같은 답변을 포함하여 회신율이 50%가 되었고, 설문 응답률은 60%에서 90%로 올라갔다.
 

 
 
 
 

결론

 
일을 진행하려면, 작은 것에 공을 들여야 한다. 사소한 것이 큰 차이를 만든다.
타인의 협조가 필요한 상황에서 다음의 방법을 사용하면 일을 잘 진행할 수 있다.
 
1. 정중한 어조로 마음의 온도를 높인다.
2. 발품을 팔아 이해와 협조를 구한다.
3. 개별적인 소통을 통해 회신율 및 참여율을 높인다.
 
 
 
그런데...
 
피로함은 덤이다.
큰 차이를 반드시 만들어야만 하는 상황인지에 대한 적절한 판단도 항시 필요하다.